Получить предложение по корпоративному обучению
Мы ценим Ваше доверие и не рассылаем спам и навязчивые предложения. Оставьте свои контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами.
Отправляя данные я соглашаюсь с политикой MW Partners в отношении обработки персональных данных

KPI в закупках

Доказательством правильного функционирования любой деятельности является ее эффективность. Для службы закупок это точно также справедливо, как и для любого другого отдела. И если оценить итог деятельности можно, соотнеся полученный результат и затраченные ресурсы, то повысить эффективность удается лишь с использованием определенной системы показателей — KPI. KPIs (или Key Performance Indicators) описывают и как индикатор достигнутых результатов, и как ключевые показатели деятельности, и как систему, с помощью которой производится оценка эффективности сотрудников, бизнес-процессов и поставщиков. Точное определение KPI следующее: это измеримый показатель достижения поставленных целей или удачного завершения определенного дела.

Основные показатели KPI:
  • произведенный результат;
  • затраты;
  • соответствие процесса работы установленному алгоритму;
  • производительность;
  • соотношение затрат и результата
Расчет показателей эффективности происходит на основе заранее подготовленных данных KPI результата и KPI затрат. Итогом расчета будет единая характеристика всей деятельности. В сфере логистики, где основная часть деятельности непосредственно зависит от работы менеджеров, показатели KPI позволяют как поощрять сотрудников, так и выявлять слабые стороны в исполнении задач.

Работа сотрудников службы закупки оценивается с учетом:
  • затрат службы закупок;
  • работы службы с поставщиками (в том числе конкурентные закупки);
  • полноты выполнения заказа (OTIF-индикатор);
  • соблюдения графика платежей;
  • общей оценки эффективности закупки, в которой должна быть учтена реализованная экономия.

При этом анализ показателей процесса должен соответствовать следующим правилам :
  • показатели должны быть измеримыми;
  • набор показателей должен быть минимальным (не больше 5);
  • стоимость показателя не может превышать управленческий эффект.

Являясь инструментом анализа, KPI может применяться на стадии планирования и контроля деятельности. Рассмотрим более развернуто этапы закупочного цикла (Procure-to-Pay, P2P, т.е. «От заявки до оплаты»), а также применение и расчет некоторых показателей KPI:

1. Формулирование потребности и ее описание.
На этом этапе в первую очередь определяется процент затрат компании, которые контролирует служба закупок. Показатель рассчитывается на основе соотношения затрат компании, за которые ответственна служба закупок ко всем затратам компании.

2. Определение источника поставки
Здесь в частности рассматривается процент поставщиков, на которых приходится 80% затрат компании. В основе расчета — соотношение этих поставщиков.

3. Контракты и управление ими
Один из показателей эффективности этого этапа — выявление процента закупок, которые были созданы на основе стандартных контрактов компании. Для расчета используются данные по закупкам по стандартным контрактам в соотношении к общему количеству закупок по общим контрактам.

4. Управление поставками
Здесь один из KPI — это установка цикла заказа на закупку. Требуется определить количество дней, за которые отдел закупок может подготовить заказ на закупку и отправить его поставщику.

5. Прием товаров
Вычисляем OTIF-индикатор, который показывает то, насколько полно и точно выполняется заказ. Методика расчета: соотношение количества точно выполненных заказов в пределах установленного временного промежутка.

6. Отслеживание оплат поставщику
На этом этапе первоначально следует выявить процент счетов, которые были оплачены без контракта
Для расчета здесь берутся оплаченные счета, для которых с поставщиком не заключался контракт.

7. Общая оценка эффективности поставки
Определяем среднее время закупки из расчета времени между формулировкой потребности и подписанием контракта.


Будьте всегда в курсе
Подпишитесь на полезные новости логистики и закупок
Нажимая кнопку подписаться я принимаю и соглашаюсь с политикой обработки и хранения ПД в компании MW Partners