KPI для оценки эффективности службы закупок и разработки системы мотивации закупщиков

В статье рассматриваются вопросы организации системы мотивации службы закупок, а также рассмотрены три практических примера системы мотивации.

Доказательством правильного функционирования любой деятельности является ее эффективность. Для службы закупок это точно также справедливо, как и для любого другого отдела. И если оценить итог деятельности можно, соотнеся полученный результат и затраченные ресурсы, то повысить эффективность удается лишь с использованием определенной системы показателей — KPI.
KPIs (или Key Performance Indicators) описывают и как индикатор достигнутых результатов, и как ключевые показатели деятельности, и как систему, с помощью которой производится оценка эффективности сотрудников, бизнес-процессов и поставщиков. Точное определение KPI следующее: это измеримый показатель достижения поставленных целей или удачного завершения определенного дела.
Использование подходящих KPI является основой создания системы мотивации службы закупок.
По результатам достижения сотрудниками службы закупок заданных KPIs им может быть выплачена премия. Размер такой премии определяет руководство компании в соответствии с результатами работы менеджеров. Система мотивации должна быть отражена в должностной инструкции менеджера по закупкам и положении об отделе закупок.

Если собственник не готов заниматься развитием и управлением персонала службы закупок, есть возможность перевести закупки на аутсорсинг и оплачивать компании за фактические результаты работы.

Подход к созданию системы мотивации службы закупок (или категорийных менеджеров в ритейле), как и сами показатели эффективности отличаются друг от друга в производственных закупках и ритейле.

Рассмотрим примеры систем мотивации

Пример 1- Бальная система мотивации

Для бальной системы мотивации необходимо определить основные показатели, по которым ведется анализ качества работы менеджера. По факту выполнения плана по каждому из показателей начисляются баллы в зависимости от объема выполнения плана. План (норматив) выставляется по товарной категории, ведь значения товарного запаса, сроков поставок могут сильно разниться. Для формализации целей по категории необходимо знать стратегию работы с категорией. Как определить стратегию закупок читайте в статье.

Основные показатели KPI:

Товарный запас
Цена закупаемых товаров
Стабильность поставок
Сроки платежей
Работа с претензиями
Внедрение инновационного продукта на рынок

Интегрированная система показателей оценки деятельности службы закупок

Баллы по всем показателям суммируются. Премия начисляется в зависимости от количества баллов.

Система расчета баллов в системе мотивации закупок

Пример 2 - мотивация категорийных менеджеров розничной сети (retail)
В зависимости от выполнения плана по каждому из показателей

В крупной розничной сети при оценке эффективности работы категорийного менеджера используются приведенные ниже показатели, за выполнение которых категорийному менеджеру присваиваются поправочные коэффициенты - K:
прибыль категории за отчетный период (П)

Выполнение плана оборота по категориям за период (K1)
c присвоением различных поправочных коэффициентов:
o 80-99% - 0,8
o 100% - 1
o 101-110% - 1,1
o 111-120% - 1,2
o 120% и более – 1

Соблюдение нормативов по оборачиваемости (K2):
o <90% - 0,75
o 90-99% - 0,9
o 100-110% - 1
o 110 и более – 0,8

Доля неликвидных товаров (K3):
o 0-2% - 1
o 2,1-4% - 0,9
o 4,1 % и более – 0.8

Доля закупаемых в кредит у поставщика (K4)
o 90-100% - 1
o 50-89% - 0,9
o 49% и менее – 0,8

По результатам работы категорийного менеджера, его зарплата рассчитывается, как:

ЗП = Ф + П × (K1 ×K2×K3×K4), где:
Ф – его фиксированный оклад (как правило, около 30-40%);
П – прибыль категории за отчетный период
K1-K4 – упомянутые выше поправочные коэффициенты

Читайте также, что такое агентский договор

Пример 3 - мотивация закупщиков у дистрибьютора окон федерального уровня

При оценке эффективности работы закупщиков у дистрибьютора окон федерального уровня используются следующие показатели:

Количество отгруженных позиций товаров точно и в срок, отнесенное к общему числу заказанных позиций (Цель – 95% и выше);

Сколько раз в год оборачиваются деньги, вложенные в товар на складе (цель: 9-10 раз);

«Плохие запасы» (сравнение факта с целевыми показателями)

По результатам выполнения заданных целевых показателей по данным KPIs закупщикам выплачивается премия. Механизм ее расчета схожий с рассмотренным в примере 2.

Пример 4 - мотивация закупщика шоколадной фабрики

При оценке эффективности P2P-закупщика шоколадной фабрики в учет принимается размер реализованной экономии, которая получена закупщиков по тем категориям сырья и материалов, за которые он отвечает.

Алгоритм расчета реализованной экономии приводится на примере

Расчет экономии в зависимости от реализации проекта.

потенциал экономии или идентифицированная экономия, аналитический индикатор, показывающий, что продукт/услуга могут закупаться по более низкой цене по сравнению с базой, взятой за основу;

зарегистрированная экономия, когда аккредитованный поставщик предлагает такой же или похожий товар/услугу по более низкой цене;

рекомендуемая экономия, когда обоснованность низких цен подтверждается на переговорах (или в рамках встречи с поставщиком);

законтрактованная экономия, когда цена на товар/услугу подтверждена подписанным контрактом;

реализованная экономия, когда товар/или услуга с более низкой ценой демонстрирует необходимую функциональную эффективность в процессе создания ценности.

Усилия закупщика шоколадной фабрики направлены на получение целевого уровня реализованной экономии.

Размер реализованной экономии, достигнутый закупщиков, подтверждается как линейным менеджером, так и топ-менеджером, после чего закупщику выплачивается премия, в качестве % к фиксированной части. Как правило, она составляет 30-40% годового оклада.

Полезные материалы по закупкам

Экономия 13% на закупке манометров и термометров

Приводим примеры реальных кейсов экономии на закупках наших клиентов. В статье рассматривается кейс в результате которого, заказчик получил экономию от закупок в размере 13%.

Выгода 23,46% от аутсорсинга закупок

В статье рассматривается кейс в результате которого, заказчик получил дополнительную выгоду от закупок в размере 23,46%

Когда выгодно использовать аутсорсинг в закупках ?

В статье рассматриваются возможности передачи закупок на аутсорсинг. Приведен чеклист для проверки подходит ли компании аутсорсинг.

Система мотивации и KPI в закупках

Доказательством правильного функционирования любой деятельности является ее эффективность. Для службы закупок это точно также справедливо, как и для любого другого отдела. И если оценить итог деятельности можно, соотнеся полученный результат и затраченные ресурсы, то повысить эффективность удается лишь с использованием определенной системы показателей — KPI. KPIs (или Key Performance Indicators) описывают и как индикатор достигнутых результатов, и как ключевые показатели деятельности, и как систему, с помощью которой производится оценка эффективности сотрудников, бизнес-процессов и поставщиков. Точное определение KPI следующее: это измеримый показатель достижения поставленных целей или удачного завершения определенного дела.

Аудит системы управления закупками

Аудит проводят квалифицированные специалистами с опытом от 10 лет по заранее согласованному план-графику. По итогам вы получите оценку объема финансовых потерь и дорожную карту по трансформации отдела закупок и достижению финансовых целей.

Аутсорсинг отдела закупок и снабжения с оплатой за результат

Аутсорсинг закупок и снабжения в MW Partners позволит вам получить прямую экономию бюджета закупок до 30%, повысить оборачиваемость товарного запаса и сократить административную нагрузку. MW Partners поставляет любые товары и услуги на фиксированных прозрачных условиях.