Самостоятельный и профессиональный аудит склада

Складская сеть является одним из самых значимых элементов логистической системы, и то, как она выстроена, напрямую отражается на издержках, возникающих в процессе доведения товаров до потребителей, а через них – и на конечную стоимость реализуемого продукта. Однако, многие забывают о её важности в организме своего бизнеса. Сюда редко приводят гостей или прессу, желая продемонстрировать свои успехи, редко отдается приоритет при проведении модернизации, но от того, как организована работа на складе, зависит своевременность выполнения заказов, бесперебойная работа в цехах и репутация всей компании. Выполняя аудит склада необходимо обращать внимание не только на расценки аудиторов, но и на непосредственный опыт компании, сотрудников, проводящих аудит склада. К сожалению, не многие заказчики понимают, что такое консалтинг, поэтому существует великое множество желающих заработать простые деньги, говоря очевидные вещи.

Показатель неправильного хранения ТМЦ:

• ТМЦ находятся в складе вне системы логистических юнитов (коробка, поддон, контейнер и др.);
• ТМЦ хранятся прямо на полу вне привязки к какой-либо зоне (идентифицированной согласно системе учета);

Проблемы с использованием стеллажных конструкций:

1. Каждая стеллажная система предназначена для хранения согласно определенным принципам.

• не эффективно хранить и обрабатывать мелкоштучную продукцию или комплектующие на паллетных стеллажах;
• не эффективно размещать в тоннель набивных стеллажей различный ассортимент;
• не эффективно хранить единицы товара или комплектующие в блочно-напольной системе без проходов для трехсторонней обработки

2. Каждая стеллажная система предназначена для обработки специальной техникой (гидравлической или комплектовочной тележкой, штабелером, погрузчиком и пр.).

• не эффективно проводить ручной отбор грузов со стеллажных систем, предназначенных для обработки техникой;
• не эффективно допускать без техники работу персонала на высоте с грузами, хранящимися на стеллажных конструкциях;
• не эффективно использовать один тип техники для работы со всеми видами стеллажных систем.

3. Каждая стеллажная система – это дорогая конструкция, не менее ценная, чем оборудование или хранимый на ней товар. Она также требует к себе бережного отношения, потому недопустимы:

• разбитые стойки и погнутые балки;
• провисание и чрезмерная нагрузка на уровень;
• сорванные и отсутствующие таблички и инструкции.

Наиболее часто встречающимися проблемами, связанными со складскими системами хранения, являются:

• неправильное проектирование и расстановка стеллажных систем (без учета маршрутов транспортировки, товарно-материальных потоков, методов погрузки-разгрузки и пр.);
• неэффективное использование стеллажных систем, что приводит к ненужным затратам;
• постоянные дополнительные затраты на обслуживание, возникающие из-за неправильного обращения со складскими системами хранения;
• постоянная замена элементов стеллажных конструкций, поврежденных из-за неправильного обращения;
• большое время комплектации заказа;
• большое количество персонала, требуемого для выполнения работы;
• нехватка места для размещения ассортимента;
• нехватка техники для обслуживания системы;
• нехватка мест комплектации для отбора продукции;

Самым большим разочарованием нередко становится отсутствие выгод от вложения средств в модернизацию складов. Причиной этого чаще всего становится неумение пользоваться стеллажными системами и не знание их преимуществ.

Складская техника

Проводя «аудит своими глазами», нельзя обойти вниманием складскую технику, к которой относятся все типы механизмов, предназначенные для перемещения ТМЦ на складе.

В отношении техники проведение аудита упрощается, поскольку все проблемные стороны, как правило, достаточно очевидны, хотя и часто игнорируются даже теми сотрудниками, которые регулярно с ними сталкиваются:

• техника находится в ненадлежащем виде (загрязненность и следы повреждений);
• техника имеет надписи, рисунки, приспособления, не предусмотренные по ее паспорту;
• не вся техника из имеющейся в наличии задействована в процессах;
• на территории склада или комплекса имеются «брошенные» единицы техники;

Упаковочные и расходные материалы

Посмотрев «по-новому» на свои расходные и упаковочные материалы, Вы можете обнаружить, что:

• они не имеют фиксированного места хранения, находясь в беспорядке по всей территории склада или предприяти

Правильно прописанные процессы облегчают жизнь руководителя и делают работу склада более «прозрачной», т.е. можно легко увидеть последовательность выполняемых операций и распределенные зоны ответственности. Однако, с одного раза этот метод не сработает, т.к. на вашем складе уже есть своя корпоративная культура, изменить которую очень трудно за короткий срок. Необходимо будет обучить персонал и объяснить, что и для каких целей вводится. Самое главное, не верьте в заявления кладовщиков, что какой-то процесс не приживется у вас на складе. Возможно сотрудники просто боятся перемен.

Поэтому для определения того, насколько технологичны и правильны процессы, осуществляемые на складе, Вы можете сделать следующее:

1. Запросить все виды складских документов, регламентирующих складские процессы (положения, порядки, инструкции, алгоритмы, распоряжения, приказы и т.д.), и проверить знание руководителей и работников, включая то, насколько эти документы актуальны.

2. Проверить любого работника на понимание выполнения процесса (попросить разъяснить, что, почему и зачем он делает, к какому результату это должно привести и что случится, если процесс не будет выполнен в срок).

3. Попробовать нарушить какую-либо операцию или процесс и понаблюдать, к каким результатам это приведет, отследив скорость реакции и принятия решений (и определить, будут ли вообще замечены изменения).

4. Провести аттестацию руководителей и работников с помощью кейсов, предложив условные ситуации, которые могут возникнуть в процессе работы на складе, и попросив описать свои действия. Пример задачи: на склад пришла машина с поврежденным товаром, менеджер по закупкам недоступен, до конца рабочего дня 1 час, а водитель торопится уехать. Придумав до 20 таких вопросов, Вы достаточно объективно сможете оценить готовность своего персонала к самым разным ситуациям.

5. И напоследок выборочно проверить ценность для Вас и клиентов любых 2-3 операций или подпроцессов в каждом складском процессе.

Проведя такой аудит на своем складе, руководители нередко приходят к неутешительным выводам. Наиболее типичными проблемами являются:

• обилие «не идентифицированных» (не внесенных в план) процессов и операций, на которые тратится до 20-30% рабочего времени;
• работники склада принимают решения по процессам, руководствуясь интуицией, о таблице решений никому не известно, нет понимания того, что одни и те же проблемы возникают регулярно и требуют стандартных решений;
• существующие документы склада не отражают реально происходящие процессы и операции, а целого ряда необходимых документов просто не существует, и никто из участников процесса не видит в этом проблемы;
• большая часть процессов и операций выполняется за счет «общественного бессознательного» группы опытных сотрудников. Особенно заметной эта зависимость становится, когда они болеют или уходят в отпуск, – результативность работ сразу падает на 30-40%;
• уровень квалификации сотрудников не соответствует ни стоимости ТМЦ, ни стоимости процессов для Вас и клиентов.

Документооборот и система учета

Постоянная проблема склада, встречающаяся практически на каждом предприятии, – складской учет. Главная проблема складского учета, заслуживающая «аудита своими глазами» – это актуальность данных в системе учета и их адекватность по отношению к реальной ситуации на складе. Для исследования системы учета и документооборота на складе нет нужды перепроверять все накладные и расходные документы. «Аудит своими глазами» позволяет выявить узкие места, вскрыв лишь верхний слой проблемы.

Поэтому для того, чтобы понять насколько эффективна система учета и документооборота, Вы можете спустится в склад и задать следующие вопросы:

• как учитываются возвраты?
• как учитываются неликвиды?
• как учитывается бой, брак, лом, хищения?
• как учитываются расходные и упаковочные материалы?

Этих вопросов оказывается достаточно, чтобы выяснить, что даже при работе с «идеальной» программой (от 1С до SAP) остатки материалов зачастую не находятся на положенном месте хранения, количество, указанное в документах, отличается от фактического, существует расхождение во времени между фактическими и программными процессами. Идеальный склад не зависит от внешней картинки, от оборудования и технологий. Его «идеальность», в первую очередь, зависит от организации работ. Это понятие часто игнорируется на многих складах, где главным считается емкость и величина. Многие забывают, что современные показатели эффективности работы склада – это не объемы хранимых материалов, а, прежде всего, количество собираемых за смену строк и количество одновременно обрабатываемых заказов.

Для того, чтобы идентифицировать проблемы в организации работ на складе, проводя «аудит своими глазами», достаточно понаблюдать за:

• соблюдением распорядка начала и конца рабочего дня;
• организацией рабочих мест;
• обеспечением ресурсами процессов и операций;
• передачей смен;
• процессом решения проблем и принятия решений;

К сожалению, почти наверняка, Вы увидите:

• лишние и не эффективные затраты времени;
• неэффективные и нелогичные решения;
• халатность, лень и распущенность;
• неграмотное руководство на всех уровнях;
• захламленные рабочие места;
• постоянный поиск документов, решений, людей.

Напоследок раскроем главный секрет по обнаружению проблем на складе – это наличие стульев, диванов, кресел и пр. Если при проведении «аудита своими глазами» Вы видите пару пластиковых стульев в зоне отгрузки/приемки грузов или старый диван в зоне хранения или обработки товара, то уже одного этого достаточно, чтобы понять – пора начинать планировать изменения!

Выявить все эти и не только проблемы на складе поможет качественный логистический аудит, проведенный специализированной компанией. Чем профессиональнее аудиторы и их компетенции, тем более качественно они смогут оценить эффективность существующих складских операций, и за более короткий срок смогут предоставить оценку текущего состояния складских процессов и способы их улучшения.