14.02.2017

Процедура проведения инвентаризации

Каждая организация в той или иной степени сталкивается с необходимостью проведения инвентаризаций. Особенно это касается организаций, имеющих склад или магазин. Цель инвентаризации — выявление расхождений между фактическим наличием ТМЦ и данными, которые числятся в учетной системе организации. Для того, чтобы не прерывать производственный процесс организации стараются проводить инвентаризацию в нерабочие дни. Если режим работы – ежедневно, то инвентаризацию стараются проводить ночью.

В этом случае Вам обязательно потребуются дополнительные ресурсы в виде привлечения сотрудников к работе в выходные дни или к работе в ночную смену. Либо придется останавливать рабочий процесс, что неизменно ведет к потерям в продажах, отгрузках и т. д. Таким образом проведение инвентаризации всегда имеет свою стоимость, которую необходимо знать и планировать в годовом бюджете организации.

Когда необходимо проведение инвентаризации

Проведения инвентаризации определяется соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить ревизию необходимо:

  • при передаче имущества организации в аренду, при выкупе или продаже;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально-ответственных лиц;
  • при установлении фактов хищений и порчи ТМЦ;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
  • при ликвидации или реорганизации компании.

Так же инвентаризацию проводят и помимо случаев, указанных в положении о бухгалтерском учете. Например, если в организации страдает постановка документооборота, или качество складских работ оставляет желать лучшего (приемка, наборка, отгрузка), либо у Вас высокооборачиваемый магазин, где возможны хищения товара покупателями и т.п. В этих случаях ревизия может проходить с периодичностью до 1 раза в месяц.

Порядок проведения инвентаризации

По сути, Вам необходимо методом простого пересчета или путем взвешивания зафиксировать количество товара, соответствующим образом заполнить инвентаризационную опись, собрать подписи материально-ответственных лиц и членов комиссии и передать всё в бухгалтерию. На основании данных в описи будет составлена сличительная ведомость, которая будет отражать результаты инвентаризации по каждому товару. Далее итоги ревизии анализируются и издается приказ об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учетную систему, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Основные этапы проведения инвентаризации сведены в таблицу.

Этап Процесс Документ (форма)
Подготовка к инвентаризации и назначение комиссии Издание приказа о проведении инвентаризации и составе комиссии с назначением периода времени проведения инвентаризации. ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации
Пересчет фактического наличия товаров Члены комиссии совместно с материально-ответственными лицами пересчитывают остатки товара и заносят данные в инвентаризационную опись в графу «Фактическое наличие». По завершению пересчета опись подписывается всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами. ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ
Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета Бухгалтерия формирует сличительную ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров. ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

ТОРГ-16 — акт о списании товаров

Анализ итогов инвентаризации, отражение их в учетной системе, решение об отнесении ущерба на материально-ответственных лиц. Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц. Директор издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ об утверждении результатов инвентаризации

ИНВ-26 — ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

Разберем подробнее каждый этап проведения инвентаризации.

Подготовка к инвентаризации и назначение комиссии

Подготовительный этап включает в себя составление и визирование директором приказа по форме ИНВ-22 о порядке и сроках проведения инвентаризации и перечне ТМЦ, подлежащих инвентаризации. Утверждается состав инвентаризационной комиссии и её председатель.

Разберем моменты, позволяющие быстро и качественно провести ревизию.

Во-первых, необходимо подготовить участок, где хранятся ТМЦ, к проведению ревизии. Вот несколько советов. Если один и тот же товар находится в разных местах, то переставьте его друг к другу. Поверните все коробки этикеткой наружу. Обеспечьте легкий подход ко всем хранящимся товарам. Если из упаковки уже вынималась часть товара, то она должна быть открытой к началу инвентаризации. Приберитесь к началу ревизии, выкиньте весь хлам.

Во-вторых, перед началом инвентаризации необходимо сдать все документы о движении ТМЦ. Материально-ответственные лица должны предоставить расписки, что на начало инвентаризации все документы сданы в бухгалтерию.

В-третьих, необходимо подготовить корпоративную информационную систему. Для этого должны быть осуществлены все проводки, влияющие на количество и стоимость ТМЦ. Необходимо восстановить последовательность документов и закрыть период для проведения документов.

В-четвертых, необходимо максимально ограничить доступ к помещению с ТМЦ. Опечатайте все входы/выходы. Уходя на перерыв, ставьте пломбу на дверь, а инвентаризационные описи закрывайте в несгораемом шкафу, находящемся внутри инвентаризируемого участка так же под пломбой.

Пересчет фактического наличия товаров

На этом этапе происходит непосредственно пересчет ТМЦ, взвешивание и обмер.

Полезный совет. Лучше всего разбить помещение на участки пересчета и закрепить каждый участок за двумя группами, которые будут просчитывать его независимо друг от друга. В этом случае, при первичном пересчете данные можно заносить в специально разработанную упрощенную форму инвентаризационной описи. После пересчета участка обеими группами между ними происходит сверка результатов по каждой позиции. Если есть расхождения, то они фиксируются и эти позиции пересчитываются заново, пока результаты пересчета двух групп не станут полностью идентичными. При таком подходе вероятность ошибки ручного пересчета крайне мала, точность инвентаризации становится максимальной.

Далее данные заносятся в инвентаризационную опись по форме ИНВ-3. Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основании одного экземпляра  бухгалтер составит сличительную ведомость, второй экземпляр остается у  материально-ответственного лица. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Во время проверки также могут быть обнаружены ТМЦ, не отраженные в бухгалтерском учете. Их тоже нужно включать в опись.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Заполненные и подписанные описи по форме ИНВ-3 передаются в бухгалтерию, которая, в свою очередь, формирует на основании полученных данных сличительную ведомость по форме ИНВ-19. В ней отображаются расхождения между фактическими данными и данными бухгалтерского учета. Ведомость подписывается бухгалтером и материально-ответственными лицами.

Товары могут находиться в пути, на ответственном хранении или быть бракованными. Тогда по итогам могут быть оформлены следующие документы:

  • ИНВ-6 – акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути;
  • ИНВ-5 – инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение;
  • ТОРГ-15 – акт о порче ТМЦ;
  • ТОРГ-16 – акт о списании ТМЦ.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе по срокам годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственных лиц, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии. ТОРГ-15 заполняется при порче, бое, ломе на товары, которые можно уценить или списать. Также заполняется в трех экземплярах и утверждается руководителем организации.

Анализ итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе участниками инвентаризации анализируются итоговые данные ревизии и выясняются причины отклонений. Далее директор издает приказ об утверждении результатов инвентаризации, способах приведения учетных данных к фактическим и необходимость взыскания недостачи с материально-ответственных лиц.

На основании приказа бухгалтерия составляет ведомость по форме ИНВ-26 с разнесением итоговых цифр по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с материально-ответственных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками ревизии. После этого у собственника или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации завершен.