Центр компетенций по закупкам

Создание центра компетенций по закупкам направлено на решение инновационных задач повышения эффективности закупочных процессов, а также формирование у сотрудников службы закупок ключевых компетенций для результативного управления P2P (Procure-to-Pay) циклом
Цели:
  • аудит и анализ текущей закупочной модели;
  • разработка дорожной карты и корпоративной закупочной модели на ближайшие 5 лет;
  • создание Центра компетенций для сотрудников службы закупок
Конечные результаты:
  • разработанная корпоративная закупочная модель, позволяющая компании достигать до 25% реализованной экономии;
  • бизнес-процессы, соответствующие утвержденной корпоративной модели, лучшим мировым практикам и отраслевым стандартам;
  • распределение ролей в рамках утвержденной корпоративной модели закупок;
  • хорошо обученные сотрудники отдела с компетенциями закупщика мирового уровня
Основные этапы построения и имплементации корпоративной закупочной модели компании
Анализ затрат компании
Глубокое изучение бизнес-процессов и ключевых показателей эффективности (KPI) компании
Анализ основных ролей в закупочном процессе
1. Анализ затрат
Для анализа затрат компании консультанты используют в качестве сбора информации опросники:

  • Опросник «Затраты, контролируемые службой закупок компании»;
  • Опросник «Затраты, в разрезе закупаемых категорий»;
  • Опросник «Географическая структура затрат»;
  • Опросник «Затраты в разрезе поставщиков»
Вот так выглядит один из опросников:
После завершения этого этапа компания получает следующее:
Результаты:
  • Результаты анализа географической структуры затрат и промежуточные выводы
  • Результаты анализа структуры затрат компании в разрезе закупаемых категорий товаров или услуг
  • Анализ структуры затрат компании по поставщикам
  • Сравнение текущей структуры затрат с отраслевой и с лучшими практиками
Вот один из примеров результатов анализа данного этапа:
2. Анализ бизнес-процессов
Для глубокого анализа бизнес-процессов в закупках компании-клиента консультанты MW Partners проводят интервью с ключевыми сотрудниками и руководителем службы. Список вопросов для интервью отправляется сотрудникам заранее.
Примерный список вопросов, которые затрагиваются в интервью:
Аудит закупок
Статус в предоставлении отчетов
+ Данные представлены полностью
- Данные предоставлены частично
x Данные не предоставлены
По результатам этого этапа производится сравнение текущих закупочных бизнес-процессов компании с отраслевыми стандартами и лучшими практиками.

В зависимости от организационной структуры компании сроки проведения интервью занимают от 3 до 5 рабочих дней (суммарно от 24 до 40 рабочих часов).

3. Анализ основных ролей в закупочном процессе
В рамках третьего этапа консультанты MW Partners, используя матрицу RACI, определяют основные роли сотрудников различных служб в закупочном процессе.

По итогам анализа определяется % покрытия от общих затрат, которые контролирует служба закупок. Этот показатель сравнивается со среднеотраслевым.

Также проводится анализ соответствия текущей системы ответственности и распределения ролей отраслевым стандартам и лучшим практикам.

Источником информации для выполнения этого этапа служат результаты анализа затрат и изучения бизнес-процессов компании.

Матрица ролей и ответственности (пример)
Матрица ответственности разработана для федеральной компании FMCG-сектора для следующих функций:
Директор корпоративных закупок (CSCD)
Служба корпоративных закупок (CP)
Директор региональных закупок (RSCD)
Служба региональных закупок (RP)
Матрица RACI включает в себя следующие роли:

"R" Исполнитель (Responsible)
Лежит ответственность за выполнение поставленной задачи. На каждую задачу должно приходиться не менее одного Исполнителя. Степень ответственности распределяется Утверждающим
"A" Утверждающий (Accountable)
Перед ним производится отчет в полученном результате, имеются полномочия, как принимать, так и отвергать предложения, накладывать на них вето. На каждый проект выделяется не более одного Утверждающего

"С" Консультант
(Consulted)

Консультация и согласование принимаемых решений. Характеризуется двусторонней связью между подразделениями
"I" Информируемый (Informed)
Поступает конечная информация о проделанной работе. Характеризуется односторонней связью

Процессы, включенные в матрицу:
Бюджетирование
Тендеры
Стратегические закупки
Контракты
Оптимизация затрат
Анализ эффективности
Рекомендуемая структура распределения ролей для корпоративных закупок
Сроки выполнения данного этапа: от 1 до 2 рабочих дней (суммарно 8-16 рабочих часов)
Разработка и согласование корпоративной закупочной модели
Результатом указанных 3-х этапов является рекомендуемая корпоративная закупочная модель, соответствующая стратегическим и тактическим целям компании и лучшим бизнес-практикам.
Пример корпоративной закупочной модели, реализованной в федеральной компании FMCG-сектора
Корпоративная закупочная модель с фокусом на стратегию и эффективность рутинных операций
Наш подход к построению корпоративной закупочной модели основан на четком разделении стратегических, тактических и транзакционных видов деятельности. Это позволяет выделить группу наиболее квалифицированных и дорогих специалистов, сфокусированных только на стратегических задачах, освобожденную от рутинной работы по закупкам (Front office).

  • Рутинная работа по удовлетворению оперативной потребности подразделений и взаимодействию с заказчиками выполняется в Middle office.
  • Транзакционные процессы сосредоточены в Бэк-офисе
  • Help-desk служит единой точкой контакта для бизнеса в случае необходимости получения закупочной, складской и логистической информации и поддержки
  • Аналитическая поддержка, стандартизация, повышение операционной эффективности выполняются на базе подразделения Методологической поддержки
  • Детальное распределение функционала зависит от размера организации и сложности закупаемой номенклатуры

Реализация корпоративной закупочной модели
Реализация и имплементация согласованной корпоративной закупочной модели требует набора ключевых компетенций у сотрудников службы закупок компании.

В зависимости от организационной структуры, размера компании, отрасли компания MW Partners предлагает обучение сотрудников в рамках 3-х программ квалификации:

Квалификация "Закупочный агент":
Результаты:
Для этой опции гарантированным результатом является:

  • достижение закупщиками экономии по бюджету на уровне отраслевых показателей,
  • OTIF-индикатор (в полном объеме и в срок) – на уровне отраслевых показателей,
  • уровень запасов – на уровне отраслевых показателей.

Обучающие блоки:
  • Основы закупочного процесса;
  • Построение эффективного процесса «От закупки до оплаты» (P2P);
  • Переговоры
  • Выбор поставщика

Суммарное количество часов: 19,5 (8,5 – онлайн, 11 – оффлайн).
Квалификация "Закупщик-профессионал":
Результаты:
Для этой опции гарантированным результатом является:

  • достижение закупщиками экономии по бюджету на уровне 5% от отраслевых показателей,
  • OTIF-индикатор (в полном объеме и в срок) – на уровне 95%+,
  • уровень запасов – ниже на 5-10%, чем в отрасли.

Обучающие блоки:
  • Основы закупочного процесса;
  • Построение эффективного процесса «От закупки до оплаты» (P2P);
  • Переговоры
  • Выбор поставщика
  • Рыночный и отраслевой анализ
  • Анализ и сокращение затрат
Суммарное количество часов: 24 (13 – онлайн, 11 – оффлайн).
Квалификация "Закупщик мирового уровня":
Результаты:
Для этой опции гарантированным результатом является:

  • достижение закупщиками экономии по бюджету на уровне компаний с лучшими практиками закупок,
  • OTIF-индикатор (в полном объеме и в срок) – уровень 6 сигм,
  • уровень запасов – на уровне компаний с лучшими практиками закупок,
    Обучающие блоки:
    • Основы закупочного процесса;
    • Построение эффективного процесса «От закупки до оплаты» (P2P);
    • Переговоры
    • Выбор поставщика
    • Рыночный и отраслевой анализ
    • Анализ и сокращение затрат
    • Категорийный менеджмент
    Суммарное количество часов: 28 (17 – онлайн, 11 – оффлайн)
    В зависимости от организационной структуры закупочной службы и выбранной корпоративной модели закупок возможны различные комбинации обучения. Так, в рассмотренном примере, профессиональные компетенции для сотрудников Front office соответствует квалификации «закупщик мирового уровня», а для сотрудников Back office – квалификации «закупочный агент»

    В результате Ваша компания получает высококвалифицированную команду закупщиков, способную выполнить заданные корпоративные цели в соответствии с лучшими бизнес-практиками

    Получить предложение
    Оставьте свои контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время
    Отправляя данные я соглашаюсь с политикой MW Partners в отношении обработки персональных данных